Ablauf einer Frachtcharter-Anfrage

Schritt 1: der Anforderungsdatensatz

Die Beschaffung beginnt, wenn die Mission operativ beschrieben ist. Neun Felder entscheiden, welche Muster überhaupt infrage kommen. Ein unvollständiger Satz führt zu Richtwerten, die sich später bewegen.

Spediteure, die für einen Verlader buchen, senden dieselben Felder. Angaben zum Endkunden sind dafür nicht erforderlich.

Flughafenpaar

IATA- oder ICAO-Codes für Abflug und Ziel, dazu ein bevorzugter Ausweichflughafen.

Ready-Date und Fenster

Wann die Ware am Vorfeld steht und wie weit der Termin verschiebbar ist.

Gewicht und Kolli

Gesamtkilo, Anzahl Kolli, schwerstes Einzelstück.

Abmessungen

Länge, Breite und Höhe je Kollo, stapelbar oder nicht.

Warenart

Klare Beschreibung plus Gefahrgutklasse, Temperaturbereich oder Tierart.

Schritt 2: Machbarkeit vor Preis

Bevor ein Operator angefragt wird, prüft der Desk die Mission gegen Physik und Papier. Kollimaße gegen Türöffnung und Hauptdeckkontur, Gewicht gegen Nutzlast bei der geforderten Reichweite, Flughafenpaar gegen Hauptdeck-Handling, Pistenlänge, Nachtflugbeschränkung und Zollzeiten.

Kann eine Station das Muster nicht abfertigen, entsteht ein Ausweichflughafen mit Trucking-Leg statt eines Angebots, das am Vorfeld scheitert. Dieser Schritt verhindert den teuersten Fehler: ein Flugzeug, das ankommt und nicht beladen werden kann.

Schritt 3: Operator-Sourcing im Markt

Die Anforderung geht an Operator, deren Flotte, Region und Zulassungen zur Mission passen, nicht an eine einzelne Carrier-Beziehung. Zuerst werden Flugzeuge geprüft, die in der Nähe eine Mission beenden, weil ihre Positionierung an diesem Tag am günstigsten ist.

Die Auswahl ist ein Filter, keine Liste. Geprüft werden AOC-Gültigkeit und Umfang, Versicherungssummen, die missionsspezifischen Zulassungen wie Gefahrgut oder Lebendtiere sowie die jüngste Leistung auf vergleichbaren Strecken.

Schritt 4: Angebote vergleichbar machen

Angebote kommen selten vergleichbar an. Eines enthält Handling, ein anderes nicht. Eines fliegt direkt, ein anderes mit Tankstopp. Vor der Vorlage werden die Optionen normalisiert, damit Preis, Gesamtdauer und Risiko nebeneinander lesbar sind.

Jede Option enthält Muster, Gesamtblockstunden inklusive Positionierung, Zeitplan mit Slotstatus, enthaltene und durchgereichte Positionen sowie die Bedingungen, unter denen sich der Preis bewegt.

Schritt 5: Vergabe, Vertrag und Zahlung

Für die Mission wird ein Chartervertrag geschlossen. Er fixiert Muster oder eine vereinbarte Substitutionsregel, Zeitplan, Preis mit Gültigkeit und Fuel-Indexierung, Bodenzeitfenster, Demurrage, Stornobedingungen und die Haftung nach dem Montrealer Übereinkommen.

Vorkasse vor Abflug ist im Chartermarkt Standard, weil der Operator das Flugzeug bindet. Geprüfte Firmenkunden können mit Zahlungsziel eingerichtet werden. Deshalb läuft die Firmenprüfung vor dem ersten Auftrag und nicht währenddessen.

Schritt 6: Genehmigungen, Slots und Boden

Nach der Vergabe werden Lande- und Überfluggenehmigungen entlang des Routings beantragt, Slots und Bodenzeit gebucht und das Handling mit dem tatsächlich benötigten Equipment bestellt. Gefahrgut, Lebendtiere und Pharmasendungen bringen Annahmeprüfungen und teilweise eine behördliche Abnahme am Vorfeld mit.

Der Permit-Vorlauf ist der häufigste Grund für eine verschobene Abflugzeit. Restriktive Lufträume, Militärfracht und bestimmte Warenklassen brauchen Werktage statt Stunden. Routing und Genehmigungen werden deshalb gemeinsam entschieden.

Schritt 7: Verladung, Abflug und Flugbegleitung

Aufbau, Weight and Balance, Ladungssicherung und Ladeplan werden vor Ankunft des Flugzeugs mit dem Handler abgestimmt. Bei Übergrößen wird der Ladeplan gegen Bodenbelastungsgrenzen und Zurrpunkte geprüft, bevor das erste Kollo bewegt wird.

Ab Chocks off wird die Mission begleitet: Abflug, Position unterwegs, Ankunft, Entladung und jede Abweichung. Der Status läuft über einen Ansprechpartner statt über eine Kette weitergeleiteter Nachrichten, Luftfrachtbrief und Ablieferbeleg schließen die Akte.

Was den Ablauf beschleunigt

Zwei Drittel der verlorenen Zeit entstehen, bevor überhaupt ein Flugzeug ausgewählt ist. Drei Dinge räumen das Meiste davon ab.

Vorab ein Profil hinterlegen

Optional, aber hilfreich: Firmendaten, Warenprofil und Ansprechpartner liegen dann schon vor, wenn der AOG eintritt.

Kollimaße gleich mitsenden

Gewicht allein wählt kein Flugzeug aus. Die Maße entscheiden über Türpassung und damit über das Muster.

Entscheidungsweg nennen

Wer gibt den Preis frei und bis wann. Optionen halten Stunden, keine Tage.